Dag en tijdstip van je lezing
In het programmaschema kun je zien op welke dag, hoe laat en waar je lezing plaatsvindt.
Locatie van je lezing
De zaal staat in het programmaschema steeds bovenaan de kolom in het rode kader.
Op dinsdag, woensdag en vrijdag zijn we in het Marie-Elisabeth Belpairegebouw. Op donderdag zijn we op de VUB-campus.
In het Belpairegebouw bevinden de zalen zich op verschillende verdiepingen. Dit is aangegeven in het zaalnummer. Bijvoorbeeld: 03 Z 03 is op de 3e verdieping, in de Zuidtoren, zaalnummer 3.
Op de VUB-campus zitten we in het Learning & Innovation Center (afgekort LIC) en het F-gebouw (afgekort F). In het programmaboek staat een plattegrond van de campus waarop je de gebouwen kunt vinden. Vooraan het zaalnummer staat de verdieping. Bijvoorbeeld: LIC 3.03 is het Learning & Innovation Center, 3e verdieping, zaalnummer 3.
Er zijn overal vrijwilligers aanwezig om je de weg te wijzen indien nodig.
Aanwezigheid
Sprekers dienen zich 30 minuten voordat hun blok start te melden in de zaal van hun lezing / panel / presentatie. Dit is dus in de koffie- of lunchpauze voorafgaand aan het blok waarin je moet spreken.
Er is een vrijwilliger in de zaal aanwezig die je begeleidt bij het klaarzetten van je powerpointpresentatie en die met je doorneemt hoe je geïntroduceerd en begeleid wil worden. Als je presentatie geluid heeft, test dat dan goed. Als alles klaarstaat kun je uiteraard terug naar de koffie- of lunchruimte.
Wees op tijd zodat de onderdelen volgens planning kunnen starten.
Let op: op je eerste congresdag dien je je aan te melden bij de registratiebalie om je naambadge te ontvangen, waarmee je toegang krijgt tot de zalen.
Duur van je lezing
Een gewone lezing duurt in totaal 30 minuten, waarvan 20 minuten voor de lezing zelf is en 10 minuten bestemd is voor vragen uit de zaal.
Lezingen als onderdelen van een panel hebben dezelfde tijdsduur als de gewone lezingen.
De inleidende lezing en de afsluitende discussie van een panel mogen door de organisatoren zelf ingedeeld worden. Elk onderdeel van een panel duurt 30 minuten.
Een pecha kucha-presentatie duurt in totaal 10 minuten, waarvan 6 minuten en 40 seconde voor de presentatie en 3 minuten en 20 seconde ruimte voor discussie. Je geeft een powerpoint-presentatie met 20 plaatjes die elk 20 seconden worden getoond. Er staan steeds drie pecha kucha-presentaties ingepland in één blok van 30 minuten.
De zaalcoördinator zal met bordjes de resterende tijd aangeven. Het is van belang je strikt aan de eindtijd te houden zodat de volgende lezing volgens planning kan starten.
Techniek / powerpoint
In alle zalen zorgen wij ervoor dat er laptops aanwezig zijn om je presentatie op af te spelen. Ook is het mogelijk om je eigen laptop aan te sluiten. We leggen hier uit hoe het werkt per gekozen optie. De zaalcoördinator zal je ondersteunen bij het klaarzetten van je presentatie.
In alle gevallen ben je zelf verantwoordelijk voor het meenemen van je presentatie. Wij verzamelen de presentaties als organisatieteam niet vooraf. Het is altijd aan te bevelen je presentatie voor de zekerheid op verschillende manieren paraat te hebben (via USB, in je mail, drive, etc).
Alle zalen beschikken daarnaast over een flipchart (flipover). Je mag niets ophangen op de muren/ramen.
Gebruikmaken van de aanwezige laptop op locatie
Als je gebruik wilt maken van de laptop die aanwezig is in de zaal, neem je je presentatie op een USB-stick mee met een USB-A-ingang (de ‘klassieke’, meest voorkomende USB-ingang).
Je eigen laptop gebruiken
Voor het gebruik van een eigen laptop zijn er aparte instructies per gebouw.
Belpairegebouw (di, woe, vrij):
- In elke zaal kan een laptop aangesloten worden met een USB-C-voorziening (ovale aansluiting). Indien je niet beschikt over deze aansluiting, vragen we je zelf een koppelstuk mee te nemen zodat je laptop aan deze voorziening aangesloten kan worden.
- Lees hier meer informatie over het aansluiten van je laptop via kabel of via Clickshare.
Vrije Universiteit Brussel (do):
- Learning and Innovation Center (LIC-gebouw): In elke zaal kan een laptop aangesloten worden met een USB-C-voorziening (ovale aansluiting). Indien je niet beschikt over deze aansluiting, vragen we je zelf een koppelstuk mee te nemen zodat je laptop aan deze voorziening aangesloten kan worden.
- F-gebouw: In elke zaal kan een laptop aangesloten worden met een USB-A-voorziening (klassieke ingang) of via een HDMI-kabel voor projectie/geluid.
- Bij het afspelen van audio en video dien je enkel de juiste audio- en videobron te selecteren, namelijk AV.IO.
Op beide locaties wordt sterk afgeraden om een Apple MacBook mee te nemen. Dit geeft helaas vaak veel onoplosbare verbindingsproblemen.
Publicatiebeleid
Bij aanmelding van je abstract kon je je interesse doorgeven om naar aanleiding van je bijdrage te publiceren in één van de publicaties van de IVN. Dit is doorgegeven aan de redacties van de betreffende publicaties. Zij zullen zelf contact met je opnemen.
Contact tijdens het congres
De organisatie is te vinden bij de registratiebalies.
Tijdens de congresweek beantwoorden we voor een snelle reactie bij voorkeur vragen via sms, Whatsapp of Signal via +31 6 4842 9070.
Heb je nog een andere vraag? Bekijk eerst de Veelgestelde vragen-pagina en de informatie op deze colloquium-site.