Reiskostenvergoeding

De deadline voor het aanvragen van een reiskostenvergoeding is inmiddels verstreken. Alle aanvragers hebben bericht ontvangen.

Dankzij subsidie van de Taalunie kunnen we het mogelijk maken dat deelnemers uit economisch zwakkere landen een tegemoetkoming in hun reiskosten ontvangen op declaratiebasis. De landen waarvoor dit geldt zijn opgenomen in onderstaande lijst.
De IVN heeft zich bij het opstellen van deze lijst gebaseerd op de gegevens van de Wereldbank*.

Per land van herkomst is een maximumbedrag vastgesteld en per docentschap worden maximaal 3 reissubsidies verstrekt. In tegenstelling tot eerdere edities is er geen afwijkend maximum aantal voor deelnemers uit landen buiten Europa. Ook voor die landen geldt een maximum van 3 reissubsidies per docentschap.

De maximale vergoeding per persoon staat eveneens in de tabel vermeld. Als de reiskosten lager zijn dan het maximumbedrag, worden alleen de werkelijk gemaakte kosten vergoed.

Duurzaamheid
De maximumbedragen zijn gebaseerd op geschatte kosten voor een retourvlucht. Wie qua tijd en afstand in de gelegenheid is moedigen wij van harte aan om een duurzaam reisalternatief te kiezen, zoals trein, bus of auto, waarbij ook gezamenlijk gereisd kan worden om CO2-uitstoot en kosten te besparen.

Voorwaarden
Om in aanmerking te komen voor een reisbeurs gelden de volgende voorwaarden:

1. U bent lid van de IVN en heeft geen openstaande contributiefacturen.
2. U neemt aan het gehele colloquium deel.
3. U bent werkzaam als docent/onderzoeker neerlandistiek aan een universiteit of hogeschool in een van de hieronder vermelde landen.
4. De reiskostenvergoeding heeft betrekking op de periode van het colloquium.
5. U overlegt uw vervoersbewijs en betaalbewijs digitaal aan de IVN.
6. U verklaart dat u de gedeclareerde reiskosten niet (volledig) op een andere instantie kunt verhalen.

In geval van een autoreis wordt de vergoeding berekend op basis van de kilometers
(21 eurocent per kilometer).

Aanvraagprocedure
Leden die in aanmerking willen komen voor een tegemoetkoming in de reiskosten dienen zich uiterlijk 14 mei 2025 in te schrijven voor het colloquium via het inschrijfformulier in Aanmelder.

Schatting reiskosten
In het inschrijfformulier voor het colloquium is een speciaal invulveld opgenomen om uw interesse in een reisbeurs en een schatting van uw reiskosten aan te geven. Wij vragen u om deze schatting alvast te geven Het daadwerkelijke bedrag zal later nog worden toegekend op basis van uw declaratie.

Toekenning
De aanvragers worden eind mei geïnformeerd over het besluit rondom de tegemoetkoming in reiskosten. Let op: de toekenning van de tegemoetkoming is pas definitief als u alle gevraagde informatie heeft ingeleverd via het formulier tegemoetkoming reiskosten (zie hieronder).

Indien er meer reisbeurzen worden aangevraagd dan het maximum van 3 beurzen per docentschap, dan wordt de afweging van de toekenning gemaakt op basis van het nog beschikbare budget en in indien nodig in afstemming met de betreffende regiovertegenwoordiger in het IVN-bestuur.

Lijst met landen die in aanmerking komen

Hotels
De organisatie heeft afspraken gemaakt met twee hotels:
- ibis Brussels City Center
- Thon Hotels Brussels City Centre
Kijk hier voor meer informatie. Aanmelding voor de hotels loopt via het inschrijfformulier.

Aan te leveren informatie na toekenning
Nadat u van ons bericht ontvangen heeft dat de reisbeurs is toegekend ontvangen wij van u graag uw verklaring waarin u aangeeft dat u de gedeclareerde reiskosten niet (volledig) op een andere instantie kunt verhalen. U kunt deze verklaring invullen in het formulier tegemoetkoming reiskosten dat u hieronder kunt downloaden.

In tegenstelling tot eerdere colloquium-edities is cofinanciering (bijv. van uw werkgever) wel toegestaan, graag zelfs. In dat geval vult u het formulier tegemoetkoming reiskosten in en neemt u in dit formulier een verklaring van uw werkgever op waarin wordt aangegeven welk bedrag al vergoed wordt (omgerekend in euro’s). Uw werkgever moet deze verklaring in het formulier ook ondertekenen.

Behalve het formulier overlegt u ook uw vervoers- en betaalbewijzen digitaal aan de IVN.

Na het bericht van toekenning van de tegemoetkoming in de reiskosten (indien van toepassing) ontvangt u van ons de factuur voor deelname aan het colloquium en het verblijf.
Let op: uw reiskostenvergoeding wordt niet verrekend met uw deelname- en verblijfskosten. U dient de factuur voor deelname dus apart te betalen.

Als u het formulier tegemoetkoming reiskosten heeft gedownload en heeft ingevuld kunt u dit formulier sturen naar colloquium@ivn.nu.

Wij ontvangen graag:

• Een ingevuld formulier tegemoetkoming reiskosten
• Uw vervoers- en betaalbewijzen (digitaal) als bijlage(n)
• Een verklaring van uw werkgever (in het formulier tegemoetkoming reiskosten) waarin deze aangeeft welk deel van uw reiskosten door uw eigen instelling vergoed wordt, indien van toepassing.

Formulier
Download hier het formulier tegemoetkoming reiskosten.
U kunt het formulier digitaal invullen en opslaan en per e-mail naar ons sturen. U mag het formulier ook printen, invullen en vervolgens scannen en per mail opsturen.
Graag sturen naar colloquium@ivn.nu.

________________________________

*   Worldbank (international comparisons of income, februari 2008), BNP per capita met correctie op basis van de PPP (Purchasing Power Parity: correctie in verband met de soms lagere kosten van levensonderhoud). De grens is gelegd op 26.000 PPP.